Site ve İş Merkezi Yöneticilerinin Dikkat Etmesi Gereken Hususlar

Site ve İş Merkezi Yöneticilerinin Dikkat Etmesi Gereken Hususlar

Hüseyin YAKUPÇEBİOĞLU

Smmm

01.06.2020

Toplu yaşam ve iş alanlarında kuralların uygulanarak düzenin sağlanabilmesi için doğru ve düzenli bir sistem ile bu sistemi yürütecek yöneticilere ihtiyaç duyulmaktadır. Söz konusu yöneticilerin ise hukuk kurallarının uygulanarak huzurlu bir yaşam ve iş ortamının oluşturulmasındaki yeri ve önemi son derece büyüktür.

Günümüz koşullarında; iş ve yaşam alanlarında yöneticilerin ve kat maliklerinin görevlerini gerektiği şekilde yerine getirmemesinden veya bilgi yetersizliğinden dolayı birçok konuda anlaşmazlıklar yaşanmakta, iş ve yaşam kalitesi azalmaktadır.

Site ve iş merkezi yönetimleri, çok sayıda insana hitap etmesinden ve birçok farklı etmenin aynı anda kontrol altında tutulması gerektiğinden dikkat gerektiren ve birçok konuda bilgi sahibi olmayı zorunlu kılan bir iştir. Yöneticilerin işi bilen, deneyimli bir site yönetim platformuyla ve/veya danışman şirketlerle çalışmaları kendilerine öğrenme ve uygulamada büyük avantaj ve üstünlükler sağlamakla birlikte site ve iş merkezi sakinlerine daha donanımlı bir yöneticilik sunabilir. Site yöneticilerinin mutlaka bilmesi gereken bazı konular vardır.

1. Yönetici Seçilirken Bilinmesi Gerekenler

Kat Mülkiyet Kanunu 34. madde doğrultusunda ana gayrimenkulün 8 veya daha çok bağımsız bölümü varsa yönetici ataması yapılması zorunludur. Maliklerinin kendi aralarından veya dışarıdan aday olan kişiler arasından sayısal olarak ve arsa payı olarak çoğunluğunun seçtiği kişi yönetici olarak atanır. Her yıl bir yıllık görev yetkisi olmak üzere bu atama yapılır. Görevini sürdüren yönetici tekrar seçilirse görevine devam edebilir. 

  2. Yöneticilerin Sorumlu Olduğu Görevler

Kat Mülkiyet Kanunu 35. maddeye göre yönetici görevleri, yönetim planında belirtilir. Bu görevler başlıca alınan kararların uygulanması, binaların korunması ve ekonomik sorumluluklar olarak 3’e ayrılabilir.

• Alınan Kararlar Yöneticinin Kontrolü Altındadır

Yönetici, kat malikleri kurulunu yılda en az bir zorunlu olmak üzere daha fazla sayıda da toplantıya çağırabilir. Bu kurulca verilen kararları karar defterinde kayıt altına almalı, muhafaza etmeli ve tasdik ettirmelidir. Ayrıca yönetici bu kararların yerine getirilmesinden ve takibinden de yükümlüdür. Yöneticinin ilanen yapılan bir çağrı veya bir taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilmek şartıyla kat malikleri kurulu her zaman toplayabileceği gibi kanaatimize göre; günümüzde iletişim araçlarının çeşitliğinin arttığı bu dönemlerde bu çağrı usulünün yanında buna ek olarak kat maliklerinin e-mail adreslerine, sitenin whatsapp gurubuna (varsa) veya site veya iş merkezinin internet sayfasında duyuru yapmasıyla toplantıya katılımı yükseltecektir. 

• Site ve İş Merkezinin Maddi Kontrolleri Yöneticinin Sorumluluğundadır

Ödemelerin kabulü, borçların ödenmesi, bankada hesap açılması ve tebligatların alınması yönetimin görevidir. Borç ve yükümlülüklerini yerine getirmeyen kat maliklerini yönetim uyarmalı, gerektiğinde icra ve dava takibini yapmalıdır. Projeler için bütçeyi yönetici uygun bir biçimde ayarlamalı, kullanmalı ve raporlamalıdır.

•   Site ve İş Merkezinin Fiziki Olarak Korunması Yönetimin Görevidir 

Site ve iş merkezlerin bloklar, katlar ve sosyal alanlar gibi tüm alanların güvenliği, bakım ve onarımı için gerekli tedbirlerin alınması ve kat maliklerinin karar alması durumunda sigortalanması, yöneticilerin görevleri  arasındadır. Temizlik, sıcak-soğuk hava sirkülasyonu, kalorifer gibi hizmetlerin de bakımını, temizliğini periyodik olarak kontrol altında tutmalıdır. Ayrıca mahalde bulunan asansör ve araç gereçlerin düzenli olarak  bakımları düzenli yapılmalı, eksikliklerin ve arızaların giderilmesi de geciktirilmemelidir. 

 3. Projeye Aykırı Müdahalelerde Yönetici Ne Yapmalı?

Site ve iş yerleri içinde yapılan müdahaleler kurallara ve projelerine uygun nitelikte yapılmalıdır. Maliklerin kullanım alanları içerisinde bir değişiklik yapmaya karar vermeden önce yöneticilerine bu değişikliğin uygun olup olmadığı konusunda danışabilir. Yönetimlerinde bu konuda sakinleri bilgilendirme ile yükümlüdür.  

• Yönetim İzni Alınmadan Projeye Aykırı Müdahale yapıldığı Durumlarda Yönetici Ne Yapmalı? 

Site sakinleri kolaylıkla yönetime değişikliklerin uygunluğu konusunda danışabilir. Danışmadan projeye aykırı müdahalede bulunulması durumunda sıkıntılı süreçler ortaya çıkabilir. Bu durumlarda yönetici doğrudan şikâyetçi olamaz ve müdahalenin önlenmesi için projeye aykırılık davaları açamaz. Bu davaların açılabilmesi için kat malikleri kurulunda bu yönlü bir karar alınması gerekir. 

 4. Site ve İş Yeri Yönetiminde Gerekli Belgeler

Yöneticilerin güvenilir, şeffaf ve sistematik bir yönetim süreci için bazı belgeleri düzenli olarak raporlamalı ve bu belgeleri muhafaza etmelidir. 

• Karar Defteri

Kat malikleri kurulunda alınan kararlar karar defterine tek tek numaralandırılarak işlenir ve tasdiklenir. Böylece kurulda alınan kararlar resmiyete dökülmüş olur. 

• İşletme Projesi

Kat malikleri tarafından oluşturulan işletme projesi belgesi, aidat tahsilatlarında ve giderleri yaparken dikkate alınan ana belgedir. Her sitenin ve apartmanın kat malikleri kurulunca kabul edilmiş işletme belgesi bulundurması zorunludur. Bu belge yoksa yönetici en kısa zamanda bu belgeyi edinmelidir. Projelerde yıllık tahmini gelir - giderler, giderlerin kat malikleri arasında paylaştırılması, verilmesi gereken avansların hesaplanması bu belgeyle gerçekleşir.  

• Toplantı Belgeleri

Belirli aralıklarla kat malikleri arasında belli başlı konular hakkında kararlara varılan toplantılar yapılır. Bu toplantılarla ilgili vekâlet belgeleri, kararların yazılı olduğu belgeler korunmalıdır. Bu toplantılarda alınan kararlar bina yönetim yazılımı dijital bildirimi karşılayan sitelerde ve iş merkezlerinde gelmeyen maliklere de dijital olarak bildirilir, dijital bildirim imkânı bulunmayan yerlerde alınan kararlar maliklere tebliğ edilerek veya herkesin görebileceği bir yere asılarak bildirim sağlanabilir.   

•  İdari Belgeler

Yöneticinin yönetici seçildiğine dair belgeler ve personellere ait belgeler resmi kurumlarda kullanım için hazır bulundurulmalıdır. Çalışan personelin mağduriyet yaşamaması için bu belgeler yönetici tarafından güncel tutulmalıdır. 

•  Mali Belgeler

Yöneticiler sitelerde ve iş merkezlerinde daha çok mali işlerle ilgili kontrolleri sağlamakla yükümlüdür. Tahsilat makbuzları hazır bulundurulmalı, elde edilen tüm gelirler belgelendirilmelidir. Giderlerle ilgili tüm işlemlerde de fatura veya fiş alınmalı ve harcamalar bu belgelerle düzenli ve detaylı olarak raporlanmalıdır. Bu sayede mali bir sıkıntı olduğunda yönetici belgelerle durumu ispatlayabilir.

Kaynaklar

• 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu
• Site ve İş Merkezleri Yönetimi El Kitapçığı, 2020, İstanbul Akademi Ltd. Şti.
• Yöneticinin El Kitabı 05 Mart 2020, Apsiyon